Sammelbestellung Lebensmittel organisieren: gemeinsam beim Erzeuger bestellen

Eine Sammelbestellung ist eine einfache Idee: Mehrere Menschen bestellen zusammen, eine Person gibt die Bestellung auf, alle teilen sich Rabatt und Versand. Bei frischen Lebensmitteln ist das kompliziert, weil die Kühlkette und der Abholtermin passen müssen. Bei haltbaren Gläsern ist es dagegen eine der unkompliziertesten Formen des gemeinsamen Einkaufs: Die Gläser brauchen keine Kühlung, lassen sich nach Personen aufteilen und halten ungeöffnet lange.

Hier steht, wie du eine Sammelbestellung organisierst, was sie wirklich spart und wo der Vorteil endet. Die Zahlen stammen aus unserem Shop.

Sammelbestellung, Foodcoop, Einkaufsgemeinschaft: was ist was?

Die Begriffe werden oft vermischt, meinen aber Verschiedenes.

• Sammelbestellung: Mehrere Personen bestellen einmalig oder gelegentlich gemeinsam. Eine Person gibt die Bestellung auf, die Ware wird danach verteilt. Das passt für Kolleginnen und Kollegen im Büro, Vereinsmitglieder, Nachbarn oder den Freundeskreis.
• Foodcoop (Lebensmittelkooperative): Ein fester Zusammenschluss von Haushalten, die Lebensmittel regelmäßig und meist direkt bei Erzeugern einkaufen, in der Regel ohne Gewinnabsicht und oft als Verein organisiert.
• Einkaufsgemeinschaft: Ein Zusammenschluss, der Einkäufe bündelt, um bessere Preise oder Konditionen zu erhalten. Es gibt sie vor allem bei Betrieben, etwa im Handel oder in der Gastronomie, aber auch privat.

Dieser Text geht vor allem um die erste Form, die einmalige oder gelegentliche Sammelbestellung. Wer regelmäßig für eine Gruppe abrechnet, klärt Formalitäten wie Verein, Kasse und Steuer separat; das ist nicht Thema dieses Textes.

Wann sich eine Sammelbestellung lohnt, und wann nicht

Sie lohnt sich, wenn sich ein Mengenrabatt überhaupt erreichen lässt, wenn die Ware haltbar ist und wenn eine Person die Organisation gern übernimmt. Bei Gläsern trifft das meistens zu.

Sie lohnt sich nicht, wenn nur zwei Personen jeweils ein einzelnes Glas wollen und niemand den Aufwand tragen möchte. Ab etwa vier Personen mit je drei Gläsern wird es sinnvoll, weil der Mengenrabatt dann greift (siehe unten).

So läuft eine Sammelbestellung ab: sechs Schritte

1. Eine Person organisiert. Sie legt Frist und Ziel fest, zum Beispiel: „Bis Freitag melden, wir bestellen mindestens 12 Gläser.“
2. Alle tragen ihre Wünsche ein. Eine gemeinsame Liste genügt, im Gruppenchat, in einer Tabelle oder auf Papier (Vorlage unten).
3. Die Summe prüfen. Erst wenn die Mindestmenge erreicht ist, wird bestellt. Fehlen ein oder zwei Gläser, nimmt die Person, die bestellt, oder jemand anderes noch ein Glas dazu.
4. An eine Adresse bestellen. Büro, Vereinsheim oder eine Privatadresse, an der jemand tagsüber die Pakete annimmt.
5. Vorher Geld einsammeln. Wer bestellt, legt sonst aus und wartet später auf Überweisungen. Nimm den Endbetrag aus dem Warenkorb und verteile ihn im Verhältnis zu den Gläsern jeder Person.
6. Verteilen. Gläser einzeln in Papier oder Karton weitergeben, damit unterwegs nichts klirrt.

Ungeöffnet sind die Gläser lange haltbar. Nach dem Öffnen gehören Konfitüren, Antipasti in Öl und Aufstriche in den Kühlschrank und sollten innerhalb von 7 Tagen verbraucht werden; jede Person teilt sich ihre Gläser also selbst ein.

So kann die Liste aussehen:

Bei uns zählen Gläser verschiedener Sorten zusammen: Ob gemischt oder nicht, spielt für den Rabatt keine Rolle.

Die ehrliche Rechnung: was der Mengenrabatt wirklich bringt

Ab 12 Einzelgläsern im selben Warenkorb wird automatisch ein Mengenrabatt abgezogen: −10 % ab 12 Gläsern, −15 % ab 18 und −20 % ab 24. Die folgende Tabelle rechnet mit einem Glaspreis von 7,90 €, der bei den meisten unserer Konfitüren, Antipasti in Öl und Aufstriche gilt:

Die Beträge entsprechen dem Warenkorb; die Rundung auf den Cent erfolgt pro Glas. Was die Tabelle nicht zeigt:

• Der Rabatt gilt pro Warenkorb. Bestellt jede Person einzeln und mit eigener Lieferadresse, gibt es unter 12 Gläsern keinen Rabatt.
• Er gilt für Einzelgläser. Fertige Sets, zum Beispiel das Willkommens-Set, zählen nicht mit und werden nicht rabattiert.
• Beim Versand spart die Gruppe zusätzlich. Wer allein drei Gläser bestellt, zahlt 7,90 € Versand, weil er unter der Grenze für den kostenlosen Versand bleibt. In der Sammelbestellung entfällt das.
• Bei 11 Gläsern gibt es noch keinen Rabatt. Das zwölfte Glas macht den Unterschied: 11 Gläser kosten 86,90 €, zwölf mit Rabatt 85,32 €. Es lohnt sich also fast immer, das zwölfte Glas noch aufzunehmen.

Was in eine Sammelbestellung gehört

Am einfachsten funktioniert die Regel „drei Gläser pro Person“. Damit alle etwas Passendes finden, hilft eine Mischung aus einem süßen und zwei herzhaften Gläsern oder umgekehrt.

• Zum Frühstück: Konfitüren und Marmeladen, Auswahl in der Konfitüren-Kollektion.
• Zum Aperitivo (italienischer Aperitif) und zum Brot: getrocknete Tomaten, Auberginen und Paprika in Öl sowie Aufstriche; Ideen dazu in Brotaufstrich selber machen und Italienischer Aperitivo zu Hause.
• Für die Pasta: die Tomatensaucen, die mit 5,00 € pro Glas am günstigsten sind.

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Wer die Auswahl nicht selbst zusammenstellen möchte, greift zu einem fertigen Set. Beim Willkommens-Set kosten die sechs Gläser einzeln zusammen 43,60 €, im Set 34,90 €, Versand inklusive. Passt die feste Auswahl, ist das Set also günstiger; die Sammelbestellung lohnt, wenn ihr die Sorten selbst wählen wollt.

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Sonderfälle: Büro, Verein, Foodcoop

Im Büro: Meist bestellt eine Person für alle, das Paket kommt an die Firmenadresse, die Gläser gehen in die Teeküche oder ans Team. Wer nicht für sich, sondern als Geschenk an Mitarbeiter bestellt, findet die fertigen Größen mit 6, 12 und 18 Gläsern unter Weihnachtspräsente für Mitarbeiter. Die steuerliche Behandlung solcher Geschenke klärst du vorher mit der Lohnbuchhaltung.

Im Verein: Für ein Fest, eine Tombola oder als Vorrat fürs Vereinsheim genügt die einmalige Bestellung.

In der Foodcoop: Haltbare Gläser lassen sich ins Sortiment einer Gruppe aufnehmen, ohne dass Kühlung oder ein fester Abholtag nötig sind. Wer regelmäßig oder in größeren Mengen für eine Gruppe oder einen Laden bestellt, meldet sich über die Seite für Fachkunden.

Häufige Fragen

Was ist eine Foodcoop?

Eine Foodcoop ist ein Zusammenschluss von Haushalten, die Lebensmittel gemeinsam und meist direkt bei Erzeugern einkaufen. In der Regel arbeitet sie ohne Gewinnabsicht und ist oft als Verein organisiert.

Was ist eine Einkaufsgemeinschaft?

Eine Einkaufsgemeinschaft bündelt die Einkäufe mehrerer Personen oder Betriebe, um bessere Preise oder Konditionen zu bekommen. Eine einmalige Sammelbestellung ist keine Einkaufsgemeinschaft, kann aber ein erster Schritt dorthin sein.

Ab wie vielen Gläsern gibt es Mengenrabatt?

Ab 12 Einzelgläsern im selben Warenkorb: −10 %, ab 18 Gläsern −15 %, ab 24 Gläsern −20 %. Die Sorten dürfen gemischt sein; fertige Sets zählen nicht mit.

Kann jede Person an ihre eigene Adresse liefern lassen?

Ja, aber dann sind es getrennte Bestellungen, und jede muss den Mengenrabatt für sich erreichen. Für den Rabatt und den Versand gehört alles in einen Warenkorb mit einer Lieferadresse.

Wie lange dauert die Lieferung?

Rechne mit rund sechs Werktagen. Vor Weihnachten oder einem Fest lohnt es sich, früher zu bestellen, damit das Paket sicher rechtzeitig kommt.

Wie viele Personen braucht man für eine Sammelbestellung?

Für den Mengenrabatt braucht ihr mindestens 12 Gläser. Bei drei Gläsern pro Person sind das vier Personen.